Onderzoeksproject AP/25 (Onderzoeksactie AP)
In dienstenorganisaties als justitie waar de personeelsuitgaven een belangrijk deel van de totale uitgaven zijn, is bij het opmaken van de strategische plannen en de daaruit afgeleide begroting personeelsplanning belangrijk. Niet alleen de globale personeelsaantallen zijn belangrijk, maar ook de rechtvaardige verdeling ervan over de diverse rechtbanken en hoven. Een werklastmetingssysteem gebaseerd op objectieve maatstaven en uniform voor alle rechtbanken en hoven is bijgevolg wenselijk.
Werklastmeting heeft eveneens te maken met werkprocessen. De wijze waarop en de snelheid waarmee een bepaald dossier de organisatie doorstroomt, houdt verband met het aantal benodigde personeelsleden. Bovendien is voor het welslagen van een werklastmetingssysteem de acceptatie ervan door de leden van de gerechtelijke organisatie een belangrijke succesfactor.
Alvorens het onderzoek toe te spitsen op de Belgische cases, zullen we instrumenten, methoden en doelstellingen van werklastmetingssystemen en problemen bij de toepassing ervan in diverse landen bestuderen. Gewapend met een evaluatiekader van faal- en succesfactoren, bekomen uit de analyse van bestaande werklastmetingssystemen, kunnen de experimenten in de Belgische rechtbanken en hoven geëvalueerd en getest worden op sterkten en zwakten. Tenslotte kunnen dan gepaste aanbevelingen geformuleerd worden waaraan een werklastmetingssysteem voor de Belgische rechtbanken en hoven moet voldoen.
Methodologie :
Het onderzoek bestaat uit drie werkpakketten en 6 fasen.
Werkpakket 1: Verkennend onderzoek
Fase 1: Verdere uitdieping van de literatuur en het onderzoeksontwerp
In deze fase worden de diverse methoden van werklastmeting in een aantal landen geanalyseerd. In hoofdzaak spitsen we ons toe op de cases Frankrijk en Nederland, maar ook andere buitenlandse systemen zullen aan de hand van de methode van desk research onderzocht worden.
Volgende aspecten zullen uitgewerkt worden:
- Wat is werklastmeting en welke zijn de onderliggende doelstellingen (personeelsplanning, productiviteit, time-management, case-loadmanagement, rechtvaardige verdeling van de werklast over personen en organisatie-onderdelen, enz.)
- Welke normen worden gehanteerd en hoe worden de normen geconstrueerd en wat is hun toepassingsbereik (algemene normen per soort rechtbank, normen per soort zaak, normen die direct dossiergebonden zijn, normen onder vorm van vaste en variabele percentages)?
- De meting van de beschikbare capaciteit uitgedrukt in welke tijdseenheid (effectief aantal uren per magistraat, per personeelslid)?
- Welke meetmethoden worden gebruikt?
Fase 2: Uitdieping van het Franse en Nederlandse systeem
Hier worden het bekende Nederlandse systeem Lamicie, en in het bijzonder de recente verandering erin, alsook de praktijkervaringen ermee in kaart gebracht. Voor Frankrijk wordt onderzocht hoe in het kader van de LOLF (la loi organique relative aux lois de finances du 1/8/2001), die vanaf 1 januari 2006 verplicht werd, de middelen (aantal personeelsleden) toebedeeld worden op grond van prestaties en doelstellingen. De personeelsbehoeften moeten met andere woorden geraamd worden op grond van het aantal gevallen dat een rechtbank zal afhandelen.
Werkpakket 2: Analyse aan de hand van werkbezoeken
Fase 3 – Analyse van de Belgische experimenten in de zetel
In fase 3 worden de Belgische experimenten onderzocht en geanalyseerd. Achtereenvolgens worden het systeem M.U.N.A.S. en de tijdsregistratie-experimenten in de hoven van beroep en rechtbanken van eerste aanleg onder de loep genomen op grond van geschreven documenten en rapporten. Tenslotte zullen de belangrijkste actoren van deze experimenten bevraagd worden over hun moeilijkheden en hun ervaringen.
Fase 4 – Analyse van het werklastmetingssysteem van het openbaar ministerie
In het systeem voor het Openbaar Ministerie (B) dat reeds in 6 pilootparketten werd doorgevoerd wordt de werklast bepaald op basis van de analyse van de werkprocessen en de daarbijhorende activiteiten, alsook afhandel- en doorlooptijden.
Het doel van deze fase is in het bijzonder:
1. het systeem te analyseren;
2. de actoren en de pilootprojecten te bevragen over de sterkten en zwakten;
3. bij het werklastmetingssysteem van de parketten na te gaan hoe en in welke mate dit zou kunnen toegepast worden in de zetel, rekening houdend met de specifieke aspecten van de zetel.
Werkpakket 3: Bevindingen en aanbevelingen
Fase 5 – SWOT-analyse (maand 5)
Hierin worden de Belgische toepassingen getoetst op hun sterkten en zwakten.
Fase 6 – Aanbevelingen (maand 6)
Op grond van het onderzoek zullen aanbevelingen gedaan worden over:
- De doelstellingen van een werklastsysteem
- Eisen van een gepast werklastsysteem voor de zetel
- Nodige capaciteit
- Methoden en instrumenten en de sterkte/zwakte ervan
- Strategie voor het ontwerpen en implementeren van een werklast-
metingssysteem in de zetel
- …
Zowel de SWOT-analyse als de aanbevelingen zullen afgetoetst worden aan de hand van een focusgroep met vertegenwoordigers uit de gerechtelijke organisatie.
Etude de faisabilité de la mise en place d’un instrument de mesure de la charge de travail destiné au siège : résumé
Bruxelles : Politique scientifique fédérale, 2007 (SP1825)
[Om te downloaden]
Haalbaarheidsstudie naar een werklastmetingsinstrument voor de zetel : samenvatting
Brussel : Federaal Wetenschapsbeleid, 2007 (SP1826)
[Om te downloaden]
