Onderzoeksproject BR/132/A4/HECTOR (Onderzoeksactie BR)
Inzake beheer en bewaring van elektronische documenten (Electronic Records Management) werd heel wat technologische vooruitgang geboekt en werden reeds belangrijke initiatieven tot standaardisering genomen. Op de werkvloer zijn zowel in de overheids- als in de privésector niettemin talrijke toestanden te vinden die de mythe van het “paperless office” onderuit halen. Vandaag de dag kennen alle bestuurlijke entiteiten een hybride informatieomgeving waar papieren, gedigitaliseerde en born digital documenten naast mekaar bestaan. Soms worden digitale gegevens om een of andere reden zelfs (opnieuw) afgedrukt! Het ontbreken van een duidelijk beleid voor het beheer en de bewaring van een dergelijke verscheidenheid aan documenten leidt tot verwarring, verlies of overbodigheid van informatie, verspilling van kostbare middelen, en rechtsonzekerheid, waardoor uiteindelijk de efficiency van de overheidsdiensten in het gedrang komt.
Het onderzoeksproject HECTOR wil modellen aanreiken voor verwerking, organisatie en bewaring van hybride documenten in de Belgische federale administratie om zo de overgang naar een betrouwbaar, veilig en efficiënt e-government te bevorderen. Het project wil meer bepaald een coherent kader bieden voor volgende procedures:
• procedures voor de digitalisering van documenten en dossiers waarbij de authenticiteit van het document (traceerbaarheid en integriteit) gevrijwaard blijft en waarbij een efficiënt gebruik gegarandeerd wordt (kwaliteit van het resultaat, toegankelijkheid en beheer van de inhoud)
• een beleid voor evaluatie en selectie na digitalisering, waarbij criteria worden vastgelegd die bepalen
o of het papieren origineel of de digitale kopie moeten bewaard of vernietigd worden
o hoe lang respectievelijk het papieren origineel en de digitale kopie moeten bewaard worden (selectielijsten gebaseerd op een gelijktijdige evaluatie van de administratieve, juridische, organisatorische en patrimoniale waarde van het document)
• schema’s met metadata en ordeningsplannen voor een gepaste beschrijving en ordening van gedigitaliseerde documenten en dossiers en waarbij ook aandacht wordt geschonken aan hun authenticiteit, traceerbaarheid, bewaringstermijn en toegankelijkheid
• een beleid voor het efficiënt beheer van de toegang tot gedigitaliseerde documenten, waarbij rekening wordt gehouden met de noodzaak een evenwicht te vinden tussen transparantie (toegankelijkheid van overheidsinformatie) en privacy/vertrouwelijkheid
• een beleid voor het parallel beheer van papieren en elektronische dossiers, waarbij wordt geëvalueerd onder welke omstandigheden een dergelijk gelijktijdig beheer absoluut noodzakelijk is.
Het onderzoek zal uitgaan van een interdisciplinaire benadering waarbij rechts- en informatiewetenschappen worden gecombineerd (Records Management en Archivistiek). Hierbij zal een “bottom-up approach” worden gevolgd: vertrekkend van een aantal relevante en veralgemeenbare case studies uit verschillende administraties zal het project overgaan tot een analyse van de werkvloer om te bepalen welke functies de bestudeerde types documenten /dossiers vervullen en welke de noden, mogelijkheden, risico’s, vereisten en hinderpalen zijn van een hybride documentenbeheer en van een overschakeling op het “paperless office”. Tenslotte zullen twee transversale modellen worden uitgewerkt voor het beheer van hybride documenten en dossiers: ze zullen focussen op hogervermelde procedures en toepasbaar worden gemaakt in andere administraties en diensten dan deze die aan bod kwamen in de case studies.
Gedurende het hele project zal nauw worden samengewerkt met het Opvolgingscomité, dat zal fungeren als externe partner en vertegenwoordiger van alle potentiële gebruikers, kritisch advies zal uitbrengen over de resultaten, de toepassing van de resultaten op het terrein zal faciliteren en zal zorgen dat ze strategisch worden ingepast in de actieplannen van de federale regering.
Ter ondersteuning van het onderzoek zullen verschillende instrumenten, producten en workshops worden voorzien
• Onderzoeksinstrumenten
o Een extranetplatform met gedeelde tools
o Een auditschema voor analyse op het terrein
• Onderzoeksproducten
o Een functioneel model voor het hybride beheer van documenten (draft en eindversie)
o Een functioneel model voor het hybride beheer van dossiers (draft en eindversie)
• Workshops
o Een kick-off interdisciplinair seminarie voor het onderzoeksteam en het Opvolgingscomité
o Twee workshops waarop de functionele modellen worden voorgesteld aan vertegenwoordigers van de administraties uit de case studies en van het Opvolgingscomité, gevolgd door debat en feedback (testbed)
Om de onderzoeksresultaten te promoten en te valoriseren zullen volgende acties worden opgezet:
• Sensibilisering van de actoren op het terrein, via opleidingssessies voor projectverantwoordelijken in de federale administraties en via de publicatie van richtlijnen gebaseerd op de functionele modellen
• Valorisatie via wetenschappelijke publicaties, de deelname aan / organisatie van nationale en internationale conferenties en het opnemen van de onderzoeksresultaten in de vormings- en opleidingsprogramma’s die reeds bestaan bij de verschillende partnerinstellingen.
• Verspreiding via internet, meer bepaald via de publieke website van het project (in NL, FR en EN)
Verspreiding bij de verschillende contact- en communicatienetwerken van de partners.
Hybrid Electronic Curation, Transformation and Organization of Records (HECTOR) : final report
Aranguren Celorrio, Fiona - Delforge, Antoine - Demoulin, Marie ... et al. Brussels : Belgian Science policy, 2020 (SP3004)
[Om te downloaden]
Hybrid Electronic Curation, Transformation and Organization of Records (HECTOR) : samenvatting
Aranguren Celorrio, Fiona - Delforge, Antoine - Demoulin, Marie ... et al. Brussel : Federaal Wetenschapsbeleid, 2020 (SP3005)
[Om te downloaden]
Hybrid Electronic Curation, Transformation and Organization of Records (HECTOR) : résumé
Aranguren Celorrio, Fiona - Delforge, Antoine - Demoulin, Marie ... et al. Bruxelles, Politique scientifique fédérale, 2020 (SP3006)
[Om te downloaden]
Hybrid Electronic Curation, Transformation and Organization of Records (HECTOR) : summary
Aranguren Celorrio, Fiona - Delforge, Antoine - Demoulin, Marie ... et al. Brussels : Belgian Science policy, 2020 (SP3007)
[Om te downloaden]
[Om te bestellen]
