Projet de recherche DI/03 (Action de recherche DI)
La numérisation est un moyen convivial par excellence pour mettre les collections précieuses et uniques à disposition de groupes-cibles très hétérogènes, qu’il s’agisse du grand public (composé de groupes cibles nouveaux et préexistants) ou de chercheurs scientifiques. Il importe également que ces documents fragiles et de grande valeur puissent être rangés en toute sécurité dans les dépôts, sans risques de perte, vol ou dommages dus à la manipulation.
L'objectif visé est de numériser une sélection de documents au sein de trois ESF: les Archives générales du Royaume et archives de l’État dans les Provinces (AGR), l’Institut royal des Sciences naturelles de Belgique (IRSNB) et le Centre d’Etudes et de Documentation Guerre et Société contemporaine (CEGES).
La bibliothèque scientifique de l’IRSNB possède l’une des plus grandes collections en sciences naturelles de l’Europe de l’Ouest. Dans cette précieuse collection, les ouvrages les plus anciens datent du 16e siècle. Une des collections particulières est celle de la bibliothèque Dautzenberg qui comprend 7956 ouvrages spécialisés et livres rares, ainsi qu’un peu plus de 200 publications de Philippe Dautzenberg lui-même, dans lesquelles il a décrit 1895 nouveaux taxons. Cette dernière catégorie a dû être numérisée en priorité pour des raisons de conservation et de préservation. Une deuxième catégorie d’ouvrages à numériser concernait les publications scientifiques épuisées de l’institution. Une troisième catégorie d’ouvrages sélectionnés était composée de livres précédemment traités dans le cadre d’un projet de désacidification de masse à grande échelle.
Dans le cadre du projet DI/00/03, le CEGES a opté pour les dossiers d’enquête judiciaire d’après-guerre de la Juridiction militaire belge. Cette juridiction a été non seulement responsable après la guerre de la poursuite des collaborateurs, mais aussi de la poursuite des criminels de guerre et des gros bonnets du régime d’occupation militaire allemand en Belgique. Les dossiers doivent être vus dans le contexte des procès qui ont été intentés partout en Europe après celui du tribunal militaire international de Nuremberg contre les responsables allemands au niveau local.
Vu l’étendue du patrimoine des Archives de l’État, une numérisation intégrale serait inconcevable. Il faut donc opérer des choix en fonction de la fréquence de la demande de certains documents, de la valeur et de la fragilité des documents, de leur importance historique, des opportunités de collaboration avec d’autres organismes etc.
La valorisation figure en tête des critères qui sont utilisés pour fixer les projets de numérisation des archives. En effet, la numérisation vise en tout premier lieu la mise à disposition des documents et ceux qui sont le plus souvent consultés reçoivent la priorité. Vu le poids des généalogistes dans le total des visiteurs des Archives de l’État, la numérisation des sources généalogiques se trouve en tête des priorités.
Cependant, bien d’autres documents ont également été numérisés, parfois en collaboration avec des universités ou dans le cadre de projets de recherche scientifiques. La numérisation est un moyen important pour pouvoir explorer des sources peu connues.
Les réalisations de la numérisation au sens strict du terme sont disponibles au public via le moteur de recherche "search.arch.be", où l’utilisateur trouvera un accès à divers types de métadonnées (descriptions générales des fonds d’archives conservés, descriptions des unités archivistiques (inventaires classiques), des notices historiques détaillées relatives aux producteurs d’archives, des analyses détaillées des documents jusqu’au niveau de l’acte) ainsi qu’à des documents d’archives numérisés. Le moteur de recherche constitue le point de départ de toute recherche dans les archives, tant pour les internautes que pour les visiteurs de la salle de lecture.
La numérisation est un processus très conséquent pour les services d’archives. Les procédures de travail de tous les collaborateurs doivent être adaptées pour que les résultats soient directement exploitables dans l’environnement numérique. Dans le cadre du projet de numérisation, une importance toute particulière a été portée au développement d’un "back office" efficace où ont été prévus tous les aspects de la numérisation tels la préparation matérielle et intellectuelle, le contrôle de qualité ou le suivi de la disponibilité à long terme.
Avec les moyens du projet DI/00/03, en mobilisant des ressources propres et grâce à des financements externes (Loterie Nationale) et à la collaboration avec des tiers, il a été ont mis en place une infrastructure solide pour la création, la gestion, la conservation à long terme et la valorisation des contenus numériques. Les Archives de l’État ont investi dans du matériel (scanners, réseau, salle de lecture numérique,…), dans la formation du personnel (tant le personnel de l’institution que les collaborateurs du projet DI/00/03) et surtout dans des processus de travail sûrs et validés, avec l’utilisation de normes et de standards internationaux. Les nouvelles évolutions sont suivies, analysées et, si possible, appliquées immédiatement.
En acquérant des installations techniques (scanners, stockage) et lors de l’acquisition et de la programmation de logiciels, on a veillé à l’application de standards ouverts et aux possibilités d’une extension future. Les infrastructures des Archives de l’État sont conçues de façon à ce qu’elles puissent être développées et de telle sorte que tous les projets de numérisation à venir puissent être intégrés dans le même environnement. C’est pourquoi l’institution a opté pour l’uniformité des projets et pour leur intégration dans un ensemble plus large. Cette approche sert à rendre cet environnement gérable et elle permet aussi d’offrir aux utilisateurs un "point d’accès unique".
Mentionnons enfin comme point important la nécessité de la pérennité des résultats des projets de numérisation.
Digitale copies van documenten : eindrapport
Verachten, Lucie - Meese, Laurent - Martin, Dirk ... et al Brussel : Federaal Wetenschapsbeleid, 2012 (SP2523)
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