Onderzoeksproject DI/03 (Onderzoeksactie DI)
Digitalisering is het middel bij uitstek om waardevolle en unieke collecties op een gebruiksvriendelijke wijze ter beschikking te stellen van allerhande doelgroepen. Er wordt daarbij aandacht besteed zowel aan het grote publiek (bestaande en nieuwe doelgroepen) als aan wetenschappelijke onderzoekers. Belangrijk is eveneens dat de waardevolle en kwetsbare documenten veilig in het magazijn kunnen opgeborgen worden zonder gevaar voor verlies, diefstal en beschadiging door gebruik.
Het beoogde doel is de digitalisatie van een selectie van documenten binnen 3 FWI's: het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (ARA), het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen (KBIN) en het Studie- en Documentatiecentrum Oorlog en Hedendaagse maatschappij (SOMA).
De wetenschappelijke bibliotheek van het KBIN beschikt over een van de grootste natuurwetenschappelijke collecties van West-Europa. In de waardevolle collectie dateren de oudste werken uit de 16de eeuw. Een van de bijzondere collecties is de Dautzenberg - Bibliotheek, deze bevat 7.956 gespecialiseerde werken en zeldzame boeken en ruim 200 publicaties van Philippe Dautzenberg zelf, waarin hij 1895 nieuwe taxa beschreef. Die laatste categorie diende om redenen van conservering en preservering prioritair gedigitaliseerd te worden. Een tweede categorie van te digitaliseren werk betrof de uitgeputte wetenschappelijke publicaties van de instelling. Een derde categorie van geselecteerde werken bestond uit boeken die eerder in een grootschalig massa-ontzuringsproject behandeld werden.
In het kader van project DI/00/03 opteerde het SOMA/CEGES voor naoorlogse gerechtelijke onderzoeksdossiers van het Belgische krijgsgerecht. Dat was na de oorlog niet alleen verantwoordelijk voor de vervolging van collaborateurs, maar ook voor die van oorlogsmisdadigers en kopstukken van het Duitse militaire bezettingsbestuur in België. De dossiers moeten gezien worden in de context van de processen die na het internationale militaire tribunaal te Nürnberg overal in Europa gevoerd werden tegen de Duitse verantwoordelijken op lokaal vlak.
Rekening houdend met de grote omvang van de bestanden is het digitaliseren van het volledige patrimonium van het Rijksarchief echter geen optie. Er worden keuzes gemaakt op basis van de vraag naar bepaalde documenten, de kwetsbaarheid en de waarde van de documenten, het historisch belang van de documenten, de opportuniteiten voor samenwerking,…
Bij de identificatie van de prioritaire digitaliseringprojecten staat valorisatie van archieven bovenaan. Digitalisering is immers in de eerste plaats gericht op beschikbaarstelling. De archieven die het vaakst geraadpleegd worden, staan hoog op de prioriteitenlijst. Gelet op het grote aandeel van de genealogen in het bezoekerspubliek van het Rijksarchief, staat "digitalisering van genealogische bronnen" dan ook bovenaan de prioriteitenlijst.
Maar ook tal van andere archieven werden al dan niet in samenwerking met universiteiten of wetenschappelijke onderzoeksprojecten gedigitaliseerd. Digitalisering is immers eveneens een belangrijk middel om ongekende bronnen beter te leren kennen.
De resultaten van de digitalisering in de strikte betekenis van het woord zijn voor het publiek raadpleegbaar via de zoekrobot "search.arch.be". Het betreft zowel de toegang tot de diverse types van metadata, gaande van de algemene beschrijvingen van de bewaarde archiefbestanden, over beschrijvingen van de archiefbestanddelen (klassieke inventarissen) en uitgebreide historische notities met betrekking tot allerhande archiefvormers tot gedetailleerde analyses van archiefdocumenten tot op het niveau van de akte alsook tot de gedigitaliseerde archiefdocumenten. De zoekrobot is voor de gebruiker zowel via internet als in de leeszaal het startpunt van het archiefonderzoek.
Digitalisering is een zeer ingrijpend proces voor de archiefdiensten. De werkprocessen van alle medewerkers worden aangepast opdat de resultaten onmiddellijk bruikbaar zouden zijn in de digitale omgeving. In het kader van het digitaliseringproject werd bijzonder veel aandacht besteed aan de uitbouw van een efficiënte back-office waarin alle aspecten van digitalisering materiële en intellectuele voorbereiding, kwaliteitscontrole, opvolging van langetermijnbeschikbaarheid,... vastgelegd zijn.
In het kader van het project DI/00/03 maar eveneens met eigen middelen en dank zij externe financiering (Nationale Loterij) en samenwerking met derden heeft men een solide infrastructuur opgezet voor de creatie, het beheer, de lange termijnbewaring en de valorisatie van digitale content. Bij het Rijksarchief werd er geïnvesteerd in materieel (scanners, netwerk, digitale leeszaal,…), in opleiding van personeel (eigen personeel en personeel in kader van DI/00/03) en vooral in beschreven en gevalideerde werkprocessen waarin het gebruik van internationale standaarden en normen centraal staat. Nieuwe ontwikkelingen worden opgevolgd, geanalyseerd en daar waar mogelijk onmiddellijk toegepast.
Bij de aanschaf van technische apparatuur (scanners, storage) maar ook en vooral bij de aanschaf of programmering van softwaretoepassingen wordt aandacht besteed aan de toepassing van "open standaarden" en de mogelijkheden voor verdere groei. De infrastructuur van het Rijksarchief is zo opgevat dat ze uitbreidbaar is en dat alle toekomstige digitaliseringprojecten geïntegreerd kunnen worden in de omgeving. Er werd dan ook geopteerd voor uniformiteit van de projecten en integratie in een groot geheel. Deze aanpak is belangrijk voor de beheersbaarheid van de omgeving maar heeft ook zijn nut bewezen als "unieke toegang" voor de gebruikers.
Een belangrijk aandachtspunt tot slot is de duurzaamheid van de resultaten van de digitaliseringprojecten.
Digitale copies van documenten : eindrapport
Verachten, Lucie - Meese, Laurent - Martin, Dirk ... et al Brussel : Federaal Wetenschapsbeleid, 2012 (SP2523)
[Om te downloaden]
