Een onderzoeksinstelling kan slechts een gastovereenkomst met een onderzoeker afsluiten als aan de volgende voorwaarden is voldaan :
Het formulier voor de gastovereenkomst (in .doc of .pdf) naar behoren ingevuld en ondertekend door beide partijen, moet worden gevoegd bij de aanvraag voor een gecombineerde vergunning die wordt ingediend bij de regio waar de werkgever is gevestigd.
Gelieve te noteren dat een gastovereenkomst rechten en plichten inhoudt, zowel voor de onderzoekers als voor de erkende instelling.
Alleen een persoon die gemachtigd is de onderzoeksinstelling aansprakelijk te stellen, kan de gastovereenkomst ondertekenen.