Elke onderzoeksinstelling die met het oog op de uitvoering van een onderzoeksproject een gastovereenkomst wenst af te sluiten met een onderzoeker die geen onderdaan is van een lidstaat van de Europese Unie, moet voorafgaandelijk erkend zijn.De aanvraag tot erkenning moet worden ingediend bij het Federaal Wetenschapsbeleid aan de hand van het passende formulier (in .doc of .pdf). Het aangevulde document kan elektronisch worden verstuurd (en is op de gewone manier of elektronisch ondertekend).
Te noteren valt dat elke onderzoeksinstelling die heeft geantwoord op de laatste enquête in het kader van de Permanente inventaris van het Belgische wetenschappelijk potentieel, niet opnieuw moet bewijzen dat zij O&O-activiteiten opzet.
In geval van aanvaarding door het Federaal Wetenschapsbeleid wordt de erkenning verleend voor vijf jaar.
De lijst van de door het Federaal Wetenschapsbeleid erkende onderzoeksinstellingen staat op deze websteken kan worden gepubliceerd op de webstek van de Europese Unie.
In artikel 6 van het KB van 3.07.2007 staat welke stappen een voorheen erkende onderzoeksinstelling moet zetten om de erkenning te verlengen.
Het volstaat een aanvraag (op ongezegeld papier) in te dienen bij de POD Wetenschapsbeleid, uiterlijk twee maanden voordat de erkenning afloopt.
Voor die aanvraag bestaat er geen specifiek formulier.
De verlenging geldt automatisch voor vijf jaar.
